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L'art de bien choisir son adjoint administratif

Mise en ligne le : 16 août 2016

Maintenant que le besoin d'engager une personne pour aider à accomplir les tâches administratives n'est plus à mettre en doute, il est temps de passer à l'action. Voici quelques astuces pour vous aider à bien choisir votre adjoint administratif.


Après avoir choisi le bon canal d'embauche, il faut y diffuser une offre d'emploi. Paul Marcotte, président chez Gestion financière Paul Marcotte, suggère de se préparer rigoureusement avant de le faire.

D'abord, Paul Marcotte a écrit un manuel des opérations, dans lequel il énumère toutes les procédures à suivre, la mission de l'entreprise et ses valeurs. « On est certain de ne rien oublier quand vient le temps de former le nouvel employé, et il peut l'utiliser comme un guide. » Il met le manuel à jour au fur et à mesure que de nouvelles procédures s'ajoutent.

Ensuite, il faut rédiger une description détaillée du poste, des tâches à accomplir et fixer la rémunération prévue. « Les candidats doivent savoir d'emblée à quoi s'attendre avant de postuler, » renchérit Paul Marcotte.

Finalement, il faut concevoir un plan d'intégration pour le nouvel employé, selon les compétences et expériences.

« Il s'agit d'un travail qui nous a pris près de 10 heures mais qui nous assure que le processus d'embauche se déroule toujours bien, » explique-t-il.

L'entrevue de sélection

Une fois le tri des candidatures effectué, suit l'étape des entrevues. Il est important de rédigez des questions qui reflèteront le travail que l'assistant administratif devra réaliser, « et qui vous donneront une idée des valeurs de la personne et si elles correspondent à celles de votre cabinet, » précise Paul Marcotte.

« Le plus important, c'est qu'il faut que ça clique avec la personne avec qui vous passerez des dizaines d'heures par semaine, et c'est en entrevue qu'on le voit, » soutient Pascal Baillargé, planificateur financier et conseiller en sécurité financière chez Perspective groupe financier.

Compétences

Les compétences que MM. Marcotte et Baillargé recherchent chez un adjoint sont les mêmes : avoir de l'entregent, offrir un excellent service à la clientèle et surtout, avoir le désir d'apprendre. Les deux s'entendent aussi sur le fait que les connaissances en matière de finances ne sont pas déterminantes dans la sélection d'un nouvel assistant.

« Une adjointe que nous avons engagée il y a 10 ans, et qui est toujours avec nous, n'avait pas d'expérience dans le domaine financier ; elle avait plutôt de l'expérience dans la vente au détail, constate Pascal Baillargé. Si la personne possède des produits financiers ou qu'elle a déjà travaillé dans l'entreprise familiale, ça me suffit en terme de connaissances en matière financière. »

« Pour moi, si la personne partage les valeurs de la compagnie et qu'elle a le désir d'apprendre, pas besoin d'avoir d'expérience en finances. On peut apprendre à connaître des produits, mais les valeurs qu'on a, non », ajoute Paul Marcotte.

Pour l'embauche d'un adjoint plus spécialisé, un BAC en administration des affaires ou un DEP en assurances et services financiers constituent de bonnes bases pour exécuter les tâches requises. « Avec la croissance de son entreprise, avoir un autre assistant qui détient un bagage académique et de l'expérience en finance devient pertinent, » conclut Pascal Baillargé.

« Misez sur les valeurs de votre entreprise comme critères de sélection et vous serez assuré de faire le bon choix, » conseille Paul Marcotte.

Source : http://www.finance-investissement.com/fi-releve/developpement-des-affaires/l-art-de-bien-choisir-son-adjoint-administratif/a/63348

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