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Comment organiser vos documents financiers

Mise en ligne le : 31 mai 2016

1. Quel est votre style en ce qui a trait à l'organisation de vos documents financiers?

Remettez-vous toujours tout à plus tard et laissez-vous vos états financiers s'empiler sur votre bureau en attendant le jour (toujours insaisissable) où vous finirez par avoir le temps de les ranger? Ou alors, êtes-vous organisé mais conservez-vous simplement trop de choses, au point où votre classeur regorge de confirmations de transactions sur des comptes qui n'existent plus? Peut-être êtes-vous un minimaliste qui se débarrasse du moindre document financier en présumant que vous pourrez récupérer ce qu'il vous faut quand vous en aurez besoin.

Il est certes de plus en plus facile de suivre cette dernière approche et ne se fier qu'aux ressources numériques pour gérer et tenir vos comptes financiers à jour et pour payer vos factures. Non seulement la plupart des fournisseurs de services financiers nous ont facilité la tâche pour payer nos factures et récupérer à la demande les documents dont nous avons besoin, mais de nombreuses sociétés de services financiers s'empressent de nous rappeler que se débarrasser du papier est la façon écologique de procéder et, à supposer que l'on prenne des mesures de bon sens pour se protéger contre la fraude financière, cette méthode peut aussi être assez sûre.

Mais avant de prendre la voie du minimalisme, il faut d'abord mettre en place une infrastructure de base. En voici les étapes.

 

2. Sécurisez votre système informatique maison

Passer de l'archivage sur papier à l'archivage numérique est essentiel pour mettre de l'ordre dans vos finances. Un premier pas très important avant d'opérer cette transition est de sécuriser votre réseau informatique maison. Cela veut dire qu'il faut vous assurer que vos logiciels anti-virus et anti-espion sont opérationnels et que vous avez des systèmes pare-feu et anti-pourriel performants. Il est aussi capital d'avoir un bon système de sauvegarde périodique des données.

De plus, parce que vous allez sauvegarder des documents financièrement sensibles qui pourraient être une manne pour des adeptes du vol d'identité, il vous faudra prendre des dispositions pour protéger votre ordinateur ainsi que ces documents sensibles par des mots de passe. Les mots de passe qui combinent des chiffres et des lettres sont les plus efficaces. Enfin, veillez bien à la manière dont vous accédez aux informations financières quand vous n'êtes pas chez vous, et ne vous connectez jamais à vos comptes financiers à partir d'un réseau public ou non sécurisé.

 

3. Constituez un répertoire central

L'étape suivante est de constituer un répertoire numérique -- protégé par un mot de passe -- de vos divers comptes, y compris les noms d'utilisateur mots de passe, les adresses URL, ainsi que des informations sur l'endroit de votre ordinateur où vous allez stocker les documents concernés. Non seulement un document de cette nature s'avérera précieux pour vos proches si quelque chose devait vous arriver, mais il vous aidera aussi à gérer la pléthore d'informations relatives à chacun de vos comptes. Notez que ce document peut être sur papier à l'ancienne mode, mais que si c'est le cas, il est très important de le garder en lieu sûr, par exemple dans une boîte fermée à clé et ignifugée, ou dans un coffre-fort. Quel que soit le format que vous aurez choisi, il est important d'informer en confidence un de vos proches de l'existence de ce répertoire central et de la manière d'y accéder.

 

4. Renseignez-vous sur les systèmes informatiques utilisés par votre prestataire de services financiers

L'étape suivante dans l'organisation de votre vie financière est de vous livrer à une vérification rapide de la qualité des relevés numériques fournis par vos banques, vos maisons de courtage et vos sociétés de fonds communs, ainsi que par les autres sociétés avec qui vous avez des transactions régulières. Dans la plupart des cas, vous découvrirez que les relevés numériques vous fournissent exactement le même niveau de détail que les documents sur papier que vous receviez dans le passé. De nouveau, soyez astucieux quand vous créez des mots de passe pour obtenir des informations sur les sites de vos prestataires de services.

En plus de prendre vos aises dans la récupération de vos relevés numériques, voyez pendant combien de temps l'institution concernée va conserver sur son site les relevés et autres informations passés. Pouvez-vous remonter à plusieurs années? Si vous pensez que vous aurez besoin de pièces justificatives plus longtemps que votre prestataire ne les conservera, prévoyez de sauvegarder une copie des relevés concernés sur votre propre ordinateur. Soyez particulièrement attentif à cette question si ces documents ont trait aux déclarations d'impôt passées; l'Agence du revenu du Canada peut théoriquement vérifier la déclaration d'impôt d'une année précédente quelle qu'elle soit, bien qu'elle ne remonte que rarement à plus de quatre ans.

Soyez aussi au courant des règlements régissant le prix de base rajusté. Bien que les prestataires de services financiers puissent généralement calculer le PBR des investisseurs si ceux-ci le leur demandent, ce sont les investisseurs qui ont la responsabilité ultime de garder trace de leurs PBR pour déterminer les gains ou les pertes en capital au moment de la vente.

 

5. Créez un système de rangement numérique logique

Lorsque vous créerez chez vous un environnement informatique sûr pour gérer en toute sécurité vos informations financières sensibles, il vous faudra aussi créer un système de rangement intuitif pour vos dossiers numériques. Si votre système de rangements de documents sur papier a bien fonctionné pour vous dans le passé, il n'y a aucune raison que vous ne puissiez pas reproduire votre système par voie électronique. Vous pourrez par exemple avoir des répertoires généraux, comme « Assurance » avec des sous-répertoires comme « Assurance automobile ».

 

6. Créez un système pour vos reçus

Les reçus et toute la paperasse liée aux voyages peuvent représenter le pire fouillis sur votre bureau. Recyclez les reçus de vos petits achats de tous les jours tout en scannant ceux des articles que vous pourriez avoir à retourner ou dont la preuve d'achat devrait être conservée. Presque tous les magasins acceptent un reçu scanné au même titre qu'un original, et de nombreux détaillants vous donnent le choix de recevoir un reçu électronique plutôt que sur papier.

 

7. Endiguez les choses à la source

Opter pour une livraison électronique de vos documents est ce qu'il faut pour éviter d'être inondé de paperasse chez vous, mais cela ne résoudra pas entièrement le problème. Si vous recevez des dépliants, des catalogues ou d'autres sollicitations indésirables, téléphonez aux sociétés responsables et demandez qu'elles vous rayent de leurs listes, ou demandez à Postes Canada de cesser de livrer des articles publicitaires sans adresse. L'Association canadienne du marketing assure également un service d'arrêt postal destiné à réduire la quantité de courrier ciblé comme les offres de cartes de crédit pré-approuvées, qui sont une source fréquente et fâcheuse de pourriel.

 

8. Faites le tri de vos dossiers existants

Les étapes qui précèdent vous aideront à mettre en place un système qui vous permettra de rester organisé dans l'avenir. Mais si vous voulez vraiment être organisé, il vous faudra aussi passer au crible vos dossiers existants, parce qu'il y a tout lieu de penser que vous conservez beaucoup plus de documents financiers que vous n'en avez réellement besoin. Cet article énumère les documents financiers que vous pouvez détruire sans problème et ceux que vous devriez conserver. Et certains documents très difficiles à remplacer (certificats de mariage, de naissance, de décès et d'adoption, cartes de sécurité sociale, actes notariés et titres de propriété automobiles) devraient être rangés dans un coffre-fort ou dans une boîte ignifugée chez vous. C'est aussi une bonne idée de garder un exemplaire des documents de planification successorale chez vous; informez un de vos proches de l'existence de ces documents et du lieu où ils se trouvent

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Source: www.lesaffaires.com

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2012